データ活用の業務改善・自動化を阻む、2つの課題と解決策

データを活用する重要性は多くの企業で認識されています。しかし、実際のビジネスの現場では新しいツールの導入や運用、さらに既存のシステムや作業プロセスとの調整などが必要になり、なかなかスムーズに進んでいないのが現状ではないでしょうか。この記事ではデータ活用を行うための課題にはどのようなものがあるのか、またその解決策について解説します。

実現したいこと

仕組みを構築し、組織全体にデータ活用を浸透させたい

企業がデータを有効活用するためには、末端でのデータ利用をやめ、組織全体にデータ活用を浸透させることが重要です。言い換えれば、データを点として利用するのではなく、線として扱うための導線を整える必要があるのです。そのためには、個人や一部のチームに依存しないデータオペレーションを構築しましょう。新しいツールを導入するだけではなく、データ処理のプロセスを自動化したり、組織内での役割分担の見直しが不可欠です。

部署をまたいでデータの共通管理を実施したい

集めた情報と分析結果が、そのデータを必要としている場所に届いて初めてデータ活用のスタートラインに立ったと言えます。例えば、営業チームが必要としているデータとマーケティングチームが必要としているデータは異なり、片方のチームでは別のチームが何を必要としているのか理解していないのが現状です。

WEB解析データを様々な部署からアクセスできるようにシステムを整えることによって、それぞれの職種の専門知識と組み合わせて必要なデータを引っ張ってくることが可能です。結果としてそれぞれの部署でデータを最大限に利用することができます。企業の長期的な視点としては、自らの専門知識をデータと結合させる能力を持った人材を確保すること、また経営陣もデータテクノロジーに対しての具体的な理解を深めることが大切です。

データ活用の業務改善・自動化を阻む2つの課題

社内のデータ管理が一人の社員に依存してしまっており、データを組織的に活用・メンテナンスすることが困難

日本のIT人材不足が深刻化していることもあり、そもそもデータを理解している社員が少なく、データ管理を一部の社員や組織に依存してしまっているという問題を抱える企業は少なくありません。企業にとって要とも言えるデータ管理が属人化されてしまうと、集約するべきデータの選別判断が偏ってしまうだけではなく、ヒューマンエラーのリスクも上がり、結果として「ダークデータ」と呼ばれる未処理のままのデータが溜まってしまうことにつながります。

また、データについての人材不足・知識不足は、社内でのナレッジ共有を阻む壁となります。各部署や末端でのカスタマイズされたツール導入は進めたとしても、全体のシステムと連携が取れなければデータの有益活用はできないからです。

既存社員へのデータ管理依存してしまっており、データ更新自動化の仕組み構築ができていない

データ活用のためには、会社全体のデジタルトランスフォーメーション(DX)が不可欠です。しかし、既存の会社組織や社内体制のままでは、会社のDX化をリードできるシステムが整っていない場合が多いです。

DX化のキーパーソンとも言えるアーキテクトエンジニアは日本全体でも不足しているため、そのようなスキルを持つ人材を社内で探すのは一苦労。また、内部で育てるには金銭的コストだけではなく時間もかかるので、今変革が必要な組織では難しいという現状があります。

グローバルな業界知識と最新テクノロジーに詳しいアーキテクトエンジニアを持つ外部企業とパートナーシップを組むのが近道ですが、データは簡単に外部に公開できるものではなく、セキュリティなどの観点から共有が難しいため、いざ外部と連携を取ろうとするとそこでつまづくことも多いです。

データを扱えるメンバーが限られてしまい、データ活用の業務がスケールしづらい

IT人材不足を問題視している企業は多く、実際ハーバードビジネスレビューが行なった企業へのアンケートではDX推進の課題について40%が「人材の育成と確保」と回答しています。

しかし、データを扱える少数の人材や単独PCに依存している現在の状態では、実際にどれくらいのデータが集まっていて、どの程度が使えるデータなのか、ダークデータの量、またデータ活用のために必要なオペレーションなどが見えづらくなっていることが多いです。そのため、社内で人材育成を行うことが良いのか、外注して人材確保を行う方が合っているのかが判断しづらくなります。

まずは、部署をまたがったビジネスやデータ共有の理解を深める社内教育を行い、全体の理解を深めてから進む方向を判断することが必要でしょう。

業務が進まない本質的な課題と2つの解決策

成長を見越してオペレーションの仕組み化整備を優先的に行う

データ活用に立ちはだかる壁の多くの原因が、成長を見越してのオペレーションの仕組み化整備を優先的に行わなかったことにあります。

ビジネスの成長過程でデータ化やデジタル化の必要性を感じていたのにも関わらず、その時点で本腰を入れて人材育成や人材確保を行わずに特定の人員に運用を頼ってしまった企業は、その後ビジネスが成長し、扱うデータの量が増えても少人数の偏ったチームに情報の管理・分析を任せるしか乗り切る方法が見つからず、現在までずるずると来てしまったというケースが多いです。今後のビジネス成長を見越して、データを回せるような仕組み作りを行うことが必要です。

部署を越境し会社の利益になるデータを理解できる人材の育成と環境整備

営業部、マーケティング部、経理部など、部署ごとに成長に必要なデータは変わります。ツールを通して集めた膨大なデータは、それを活用できる部署に届き、現場の人間がその情報をベースにアクションを起こして初めてデータを利用した意味があります。

しかし、現状では部署をまたがって利益になるデータ共有を可能にするシステム自体が社内にないケースが多いです。DX化を図るのであれば、経営陣を含むリーダー層が社内全体でどうデータを共有するのかの地図を描き、環境整備を行うことがファーストステップです。その後、データを理解できる人材を育成し、活用することが必要です。

最初の環境整備が十分でないと、人材を育てた後にその人材が仕事のやりづらさを感じ組織に定着しない原因になります。まずは環境作りから始めましょう。